Informativa Privacy

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 ("GDPR") e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 ("Codice Privacy"), Le forniamo le seguenti informazioni sul trattamento dei Suoi dati personali.

1. Titolare del trattamento

Everywhere S.r.l.
P.IVA: 07050840961
Sede legale: Via Aristide De Togni 7, 20123 Milano (MI), Italia
Email: privacy@ew-flow.com
Email per richieste in materia di protezione dei dati: dpo@ew-flow.com

2. Categorie di dati trattati

Dati di account: indirizzo email, nome, cognome, numero di telefono (facoltativo), identificativo Azure AD B2C, preferenze di profilo.
Dati di fatturazione: ragione sociale, indirizzo di fatturazione, P.IVA, codice fiscale, codice destinatario SDI, identificativo cliente Stripe. Non memorizziamo i dati delle carte di pagamento: il pagamento avviene presso Stripe.
Dati di utilizzo del servizio: workflow progettati, log di esecuzione, conversazioni con l'AI Agent, eventi di workspace.
Dati tecnici: indirizzo IP (parzialmente anonimizzato ove possibile), user-agent, log di autenticazione.
Dati di consenso: registrazione delle accettazioni con timestamp, IP e user-agent.

3. Finalità e basi giuridiche

Finalità	Base giuridica
Erogazione del servizio (registrazione, autenticazione, gestione workspace)	Art. 6.1.b GDPR: esecuzione di un contratto
Fatturazione e adempimenti fiscali	Art. 6.1.c GDPR: obbligo legale (Codice Civile art. 2220)
Sicurezza informatica e prevenzione frodi	Art. 6.1.f GDPR: legittimo interesse
AI Agent (assistente in-app)	Art. 6.1.b + 6.1.f, con acknowledgement esplicito al primo uso
Comunicazioni di marketing (newsletter, aggiornamenti prodotto)	Art. 6.1.a GDPR: consenso esplicito (opt-in)
Telemetria operativa (Application Insights)	Art. 6.1.f GDPR per utenti autenticati; consenso per visitatori del sito pubblico

4. Destinatari e responsabili esterni del trattamento

I Suoi dati possono essere trattati da fornitori di servizi che agiscono come responsabili esterni del trattamento ex art. 28 GDPR. L'elenco completo dei sub-fornitori è disponibile nella pagina Sub-fornitori.

I principali sono:

Microsoft Azure (hosting, database, autenticazione, telemetria): Italia (Italy North).
Stripe Payments Europe Ltd (fatturazione): Irlanda; alcuni trattamenti negli USA sotto Data Privacy Framework.
Fornitori di modelli linguistici per l'AI Agent: possono essere più di uno e cambiare nel tempo. L'elenco aggiornato, con sede del trattamento e garanzie, è nella pagina Sub-fornitori.

5. Trasferimenti extra-UE

I dati sono trattati prevalentemente in Italia (regione Azure "Italy North"). Per eventuali trasferimenti verso paesi terzi (es. Stripe, fornitore LLM), ci affidiamo a Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea o all'EU-US Data Privacy Framework.

6. Periodi di conservazione

Dati di account: per la durata del rapporto contrattuale; in seguito a richiesta di cancellazione: 30 giorni di grace period, poi anonimizzazione.
Dati di fatturazione: 10 anni ai sensi del Codice Civile.
Conversazioni AI Agent: 12 mesi di default (configurabile).
Contenuto delle sessioni (stato, passi, file e log di una sessione conclusa): secondo il piano, da 30 giorni (Free) a 2 anni (Enterprise) dalla fine della sessione, poi cancellato ogni notte. Restano solo i dati di conteggio della sessione (date, durata, esito), senza mittente, destinatario né contenuto, usati per metriche e fatturazione. Proprietari e amministratori possono cancellare prima il contenuto di una sessione dalla sua pagina. Il contenuto cancellato non è recuperabile.
File e dati dello spazio di lavoro (file salvati, modelli, dati dei moduli, CRM): finché lo spazio di lavoro esiste. Alla sua eliminazione, dopo 30 giorni di grace period, vengono cancellati; restano i dati di fatturazione e un'esportazione finale (metriche di fatturazione ed elenco delle sessioni, senza contenuti), scaricabile dai suoi proprietari e amministratori per 1 anno.
Registrazioni di consenso: per la durata del consenso più periodo di prescrizione.
Log di sicurezza e incidenti: a tempo indeterminato (evidenza di compliance).

7. Diritti dell'interessato (artt. 15–22 GDPR)

Lei ha diritto di:

Accedere ai Suoi dati (art. 15): disponibile dalla pagina Account → Privacy & Dati → Scarica i miei dati.
Rettificare dati inesatti (art. 16): modificabili dalla pagina Account.
Chiedere la cancellazione (art. 17): disponibile dalla pagina Account → Privacy & Dati → Elimina account.
Limitare il trattamento (art. 18).
Ricevere i dati in formato strutturato (art. 20): stesso export dell'art. 15.
Opporsi al trattamento (art. 21).
Non essere sottoposto a decisioni automatizzate significative (art. 22).
Revocare il consenso in ogni momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
Proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.gpdp.it).

Per esercitare i Suoi diritti scriva a privacy@ew-flow.com.

8. Decisioni automatizzate e profilazione

L'AI Agent fornito nella piattaforma genera suggerimenti automatici. Si tratta di funzionalità assistive: l'utente decide se applicare o meno i suggerimenti e nessuna decisione con effetti legali o significativi viene presa automaticamente. Maggiori dettagli sono mostrati al primo utilizzo dell'AI Agent.

9. Minori

Il servizio è destinato a un'utenza B2B. In Italia l'età minima per il consenso digitale autonomo è di 14 anni (D.Lgs. 101/2018). Non raccogliamo consapevolmente dati di soggetti di età inferiore.

10. Cookie

L'utilizzo di cookie è descritto nella Cookie Policy.

Con il consenso ai cookie statistici, il portale invia a Google Analytics eventi sull'uso del prodotto, ad esempio la registrazione, la creazione e la pubblicazione dei flussi o l'avvio di un pagamento, senza dati personali né contenuti inseriti dagli utenti. Con il consenso ai cookie di marketing, il sito carica LinkedIn Insight Tag per misurare le campagne pubblicitarie su LinkedIn.

11. Modifiche

La presente informativa può essere aggiornata. La versione corrente è la 2026-09-16. In caso di modifiche sostanziali Le sarà richiesto un nuovo acknowledgement.